Gubitak dokumentacije kamiona ili robe neposredno prije prelaska granice jedan je od ozbiljnijih problema u međunarodnom cestovnom transportu, jer se bez propisanih papira ne može uredno dokazati identitet vozila, porijeklo robe, vrijednost robe, carinski status pošiljke niti zakonitost prijevoza.

U praksi to znači da vozač ne treba pokušavati preći granicu bez objašnjenja i bez prijave problema, jer se takva situacija može tretirati kao carinska nepravilnost, a u težim slučajevima može dovesti do zadržavanja vozila i robe, dodatne kontrole, pokretanja prekršajnog postupka ili vraćanja kamiona do najbližeg carinskog terminala.

Najvažnije je razlikovati o kojim papirima se radi. Jedno su dokumenti vozila i vozača, poput saobraćajne dozvole, registracije, osiguranja, vozačke dozvole, pasoša ili drugih dokumenata potrebnih za prelazak državne granice. Drugo su dokumenti koji prate robu, kao što su CMR tovarni list, faktura, otpremnica, packing lista, izvozna deklaracija, tranzitni dokument, T1 dokument, TIR karnet, ATA karnet ili drugi dokumenti koji zavise od vrste robe i carinskog postupka.

Ako nedostaju dokumenti vozila ili vozača, problem je prije svega granični i saobraćajni. Ako nedostaju papiri robe, problem je carinski i tada se roba ne može uredno staviti u traženi carinski postupak dok carinski organ ne utvrdi sve potrebne podatke.

Prema carinskim pravilima, roba koja ulazi, izlazi ili prolazi kroz carinsko područje mora biti prijavljena carinskim organima na propisan način. Carinska deklaracija je službeni dokument kojim se navode podaci o robi koja se uvozi, izvozi ili stavlja u drugi carinski postupak. To znači da vozač i prijevoznik ne mogu sami odlučiti da nastave put bez dokumentacije, nego moraju odmah obavijestiti špeditera, firmu koja je organizovala prijevoz, pošiljaoca robe i carinske službenike na granici ili najbližem carinskom uredu.

Ukoliko se dokumenti izgube prije dolaska na granicu, prvi korak je da vozač odmah obavijesti dispečera, prijevoznika i špeditera. Ako postoji sumnja da su dokumenti ukradeni, slučaj treba prijaviti policiji i zatražiti potvrdu o prijavi gubitka ili krađe. Takva potvrda ne zamjenjuje carinske dokumente, ali može biti važna kao dokaz da vozač nije pokušao sakriti dokumentaciju ili izbjeći carinski postupak.

Nakon toga špediter ili pošiljalac robe treba što hitnije dostaviti kopije dokumenata elektronskim putem. U mnogim slučajevima carinski organi mogu provjeriti određene podatke preko elektronskih sistema, broja deklaracije, MRN broja, podataka o firmi, fakture, CMR-a ili druge dokumentacije koja postoji u sistemu.

Međutim, sama kopija ne znači automatski da će kamion odmah biti pušten. Odluku donosi carinski organ, zavisno od vrste robe, carinskog postupka, rizika, mogućnosti provjere i toga da li se radi o običnom administrativnom propustu ili o sumnji na nepravilnost.

Ako je izgubljen CMR tovarni list, to ne znači da ugovor o prijevozu automatski prestaje važiti, jer CMR pravila predviđaju da odsustvo ili gubitak tovarnog lista ne utiče na postojanje ugovora o prijevozu. Ipak, CMR je u praksi veoma važan dokazni i kontrolni dokument. Bez njega se teže dokazuje ko šalje robu, ko je prima, koja roba se prevozi, koliko robe ima, gdje je utovarena i gdje treba biti isporučena. Zato carina ili druga nadležna služba može tražiti dodatne provjere, kopiju CMR-a, potvrdu pošiljaoca, fakturu, otpremnicu ili drugu dokumentaciju.

Ako je izgubljen T1 tranzitni dokument ili dokument koji prati provozni postupak, situacija je ozbiljnija jer se roba nalazi pod carinskim nadzorom. Provozni postupak se koristi da se roba kreće od jednog carinskog mjesta do drugog bez naplate dažbina, ali uz obavezu poštivanja rokova, carinskih obilježja, osiguranja i propisanih formalnosti. U tom slučaju špediter mora odmah kontaktirati polazni ili nadležni carinski ured, provjeriti status pošiljke u sistemu i zatražiti upute. Kamion može biti zaustavljen dok se ne potvrdi da je roba zakonito prijavljena i da se može nastaviti postupak.

Ako je izgubljen TIR karnet ili ATA karnet, vozač ne treba nastavljati put bez dogovora sa špediterom, nosiocem karneta i nadležnim carinskim organom. Ti dokumenti imaju poseban carinski značaj i povezani su sa garancijama. Gubitak takvih dokumenata obično zahtijeva službenu prijavu, provjeru, eventualno izdavanje zamjenskih dokumenata ili druge mjere koje odrede carinski organi.

U praksi, carina može postupiti na nekoliko načina. Ako se podaci mogu brzo i pouzdano provjeriti, a špediter dostavi potrebne kopije i elektronske potvrde, postupak se može nastaviti nakon dodatne provjere. Ako dokumentacija nije dovoljna, vozilo i roba mogu biti upućeni na carinski terminal ili zadržani dok se ne dostave potrebni dokazi. Ako postoji sumnja u porijeklo, količinu, vrijednost ili status robe, carina može obaviti detaljan pregled robe, tražiti dodatne isprave ili pokrenuti postupak zbog carinske nepravilnosti.

Kazna ne zavisi samo od toga što su papiri izgubljeni, nego od posljedica i ponašanja vozača, prijevoznika, špeditera ili pošiljaoca. Ako je gubitak odmah prijavljen i ako se dokumentacija može dokazati, slučaj se najčešće rješava kroz dodatnu provjeru i administrativno postupanje. Međutim, ako vozač pokuša preći granicu bez prijave robe, ako se dostave netačni podaci, ako se onemogući pregled robe ili ako se ne ispoštuju rokovi i uslovi carinskog postupka, mogu se primijeniti novčane kazne propisane Zakonom o carinskim prekršajima Bosne i Hercegovine.

Prema Zakonu o carinskim prekršajima BiH, za određene nepravilnosti pravna lica mogu biti kažnjena novčanim kaznama koje se, zavisno od prekršaja, kreću od 1.000 do 3.000 KM, a za odgovorna lica u pravnom licu od 500 do 1.000 KM. Za pojedine teže prekršaje, poput neistinitog prikazivanja činjenica ili nepravilnosti u vezi s porijeklom robe, kazne za pravna lica mogu biti znatno veće. Upravo zbog toga je najrizičnije pokušati “proći” bez papira ili čekati da problem otkrije carina.

Vozač u takvoj situaciji treba ostati na mjestu gdje može zakonito čekati upute, ne smije uklanjati carinska obilježja, ne smije istovarati robu bez odobrenja i ne smije mijenjati rutu ako je roba već stavljena u carinski postupak koji propisuje određenu trasu, rok ili mjesto predaje. Svaka promjena mora biti prijavljena špediteru i carinskom organu.

Najispravniji postupak je odmah prijaviti gubitak, obavijestiti firmu i špeditera, pribaviti policijsku potvrdu ako se radi o krađi ili nestanku dokumenata, dostaviti kopije svih raspoloživih papira, provjeriti elektronski status deklaracije i postupati isključivo po uputama carine. Kamion neće biti pušten preko granice samo na osnovu usmene izjave vozača, ali može nastaviti put ako carinski organ utvrdi da su ispunjeni uslovi, da je roba prijavljena i da se dokumentacija može vjerodostojno potvrditi.

Za prijevoznike je najbolja zaštita da prije polaska imaju elektronske kopije svih dokumenata, kontakt špeditera dostupan 24 sata, jasno označen MRN broj ili drugi broj deklaracije, kopiju CMR-a, fakture i otpremnice, kao i jasnu proceduru za vozača u slučaju gubitka dokumentacije. U međunarodnom transportu jedan izgubljen papir može zaustaviti kamion satima ili danima, ali pravovremena prijava i uredna saradnja s carinom najčešće sprječavaju da se administrativni problem pretvori u ozbiljan carinski prekršaj.